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Ganhar uma concorrência começa por um Bom Briefing Terça-feira, 04 de Março de 2008 Festas & Eventos » Eventos Corporativos

Ganhar uma concorrência começa por um Bom Briefing


Por Líbia Macedo - libia@conceitolazer.com.br
Março de 2008


Com alegria inicio, mais este desafio em minha carreira profissional de refletirmos mensalmente temas relacionados aos eventos no mundo corporativo, ferramenta que se
apresenta como oportunidade das corporações de executarem um projeto devidamente planejado de um acontecimento, com o objetivo de manter, elevar, recuperar ou aliar o conceito de uma organização (marca) junto ao seu público de interesse (interno ou externo), bem como obtendo retorno financeiro ou de imagem.


Dentro disso é fundamental que ao organizarmos uma ação de evento para as empresas entendamos de forma bem pormenorizada o por que da realização daquele evento através do briefing - e que este não seja somente um breve levantamento de perguntas técnicas, mas sim uma oportunidade de obtenção de informações que possibilite
entregar exatamente aquilo que o cliente idealizou e precisa. Então para termos um bom briefing, sugiro:


· Pesquise seu cliente – compreenda que momento a empresa vive, aquisições, empresa familiar/tradicional/multinacional; local das várias unidades; que agências (de publicidade, comunicação, eventos) já o atenderam ou atendem; antigos e novos lançamentos; propagandas que estão no ar; carteira de fornecedores cadastradas e habitues, agências com quem estamos concorrendo, etc.
*    Como: Via Site, networking, listas de discussão, blogs, antenado com as noticias constantemente.


· Analise seu solicitante -  compreenda quem ou qual departamento é o solicitante: MKT, RH, Vendas, Diretoria, eles tem expectativas, budgets e características especificas. Aproveite e descubra quem é o decisor do projeto. Ex.: as vezes pego o briefing via o setor de RH para contemplar uma demanda de um  gerente de produto e a aprovação é via o financeiro. O que fazer ?
*   Como: tente realizar uma reunião pessoalmente, assim podemos avaliar o ambiente da empresa, o  clima, a arquitetura, conversas de sala de espera, fotos nas mesas,
cartazes de mural, entre outros. Sobre os solicitantes e decisores, compreenda o organograma da situação e tente adequar o projeto ao máximo.


· Descobrindo informações
Muitas vezes a empresa tem que realizar um evento, mas não sabe de que forma ele pode ser, não tem um formato muito definido.
*   Como: use o artifício da comparação para compreender o que de fato o cliente idealiza, falando de outros eventos existentes, isso mostra a ele que você domina a arte de organizá-los, além de mostrar que você acompanha as tendências e assim encontrarmos uma linha de projeto.


· Temos também que raramente os clientes indicam o budget (verba), isso dificulta dimensionarmos o tipo de projeto e amplitude de ações. 
*    Como: pergunte se ele pretende usar a mesma verba de eventos anteriores (essa informação já existe  com certeza, e se ele não trabalhava na empresa ano passado, indique que esta informação é  fundamental, vai ser difícil ele se omitir); outra questão é sobre valores - um cliente as vezes idealiza um palestrante X e na própria reunião indicando que o ultimo cachê deste palestrante foi Y, isso já descarta o mesmo, para tal você precisa acompanhar média de preços de locais, artistas, buffets, entre outros para ter esta noção.


· Preferências
As empresas e solicitantes tem preferências por locais, fornecedores, decoração, cores, horários, palestrantes, cardápios, entre outros.
*    Como: além da pesquisa, aprendi que perguntar sobre o que não se quer ou fatos anteriores mal ou bem sucedidos podem indicar o que seja as suas preferências e restrições. Além de resultado de avaliação de p’os eventos anteriores que o solicitante possa ter.


Enfim, a arte de fecharmos uma boa proposta ou ganharmos uma concorrência, vem de um briefing que saia do rotineiro: Onde , Quando, Por que e Quanto, e seja uma ficha interrogatória, mais do que nunca buscando o conceito que o cliente espera do evento. Assim temos mais chance de emitir a nota fiscal no final e ganharmos o cliente não somente pela folha do orçamento e sim pelo contexto criado.


Bons Eventos!!!


Líbia Macedo é graduada e Mestre pela Universidade de São Paulo - USP
Coordena a Especialização em Planejamento e Produção em Eventos - Universidade Anhembi Morumbi - UAM - Grupo Laureate Universities (desde 2003).
Ministra aulas, na ESPM, disciplina de Planejamento de Eventos; tem ministrado cursos e palestras em eventos e na AMPRO.
Coordena MBA Gestão Esportiva - UAM
Foi diretora de agência de eventos, produzindo eventos nacionais e internacionais.
Atualmente idealizadora da Conceito Lazer & Soluções Integradas em eventos, onde o entretreinamento é sua base de trabalho.

 


Próximos cursos ministrados pela autora:


Curso AMPRO - Planejamento de eventos (maio) Informações: (11) 3815 9998

Curso em Goiania - Planejamento de eventos (28 e 29 março). Informaçoes: (61) 3326 5783 ou www.ipromoinfo.com.br

Planejamento e Organização de Eventos Empresariais
Dias: 14 e 15 de maio de 2008, Rua Bela Cintra, 967 7º Andar - São Paulo
f. 3017 6800

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