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Hospitalidade em Eventos

Espaços e Serviços – um conceito de hospitalidade em evento

Temos infinitos tipos de eventos, mas que de uma maneira bem genérica concentram-se em formatos: artístico-cultural, esportivo, social, beneficente, corporativos, educativo-científicos. Independente das características específicas de cada um, todos têm como intuito agradar seu público freqüentador/final, bem como o idealizador/patrocinador da ação. Dentro disso temos que compreender um conceito básico e milenar que deveria sempre balizar nossos eventos – a Hospitalidade, s.f. (do lat. Hospitalitas) que significa acolhida com satisfação e afeto; o verdadeiro sentido do cuidar. Aí entra minha definição de que evento é a ciência dos detalhes, e como tal temos que nos atentar aos muitos elementos que o compõe, mas todos permeados da postura hospitaleira e do servir.
Lembrando de minha infância, quando chegava um convidado, minha mãe logo fazia um bolo diferente, colocava flores pela casa, me fazia dormir na sala para eu ceder meu quarto, pois essas eram formas de mostrar o quão à pessoa era especial e como nos preparamos para recebê-la. Como organizadores de eventos podem demonstrar em suas ações, um conceito de Hospitalidade que traduza uma qualidade cortês para com os convidados ? Vejamos:
• Gastronomia farta e bem feita: os banquetes da antiguidade e as festas familiares, lembram-se!!!
Hoje temos que pensar em opções diferenciadas (vegan, diet, light, sem lactose, kosher,...), novos sabores, garçons que saibam informar o que estão servindo, apresentação estética - porém viável de manusear, pequenas porções - os tais dos menus-degustação, execução do prato ao vivo, drinks personalizados onde sua elaboração é um show a parte com flair, alimentação que acompanha a temática do evento, enfim deliciar o ambiente;
• Leito – o quarto de hóspedes e suas regalias têm que ter um toque moderno.
Os quartos independente da categoria e preço, representam o conforto e o carinho para com o hóspede através de camas de mesmo tamanho, pois duplas de empresários que fiquem juntos num mesmo quarto numa convenção, não devem tirar no palitinho quem fica com a cama de casal e quem fica com a cama mais baixa, bem como ter determinado, talvez por cores: toalhas, fronha de travesseiro, roupões, para evitarmos constrangimentos e que saibam a quem pertencem os mesmos, além de fones de ouvido para TV, explicativo de ramais de serviços em mais de uma língua; área para fumante, etc.. Nem sempre é luxo que se busca e sim eficiência e praticidade.
• Proteção – o hábito antigo de acompanharmos os convidados até a porta, era para demonstrar atenção e checar sobre possíveis “inimigos” que pudessem aproveitar esse momento para o ataque. Hoje nossas preocupações podem ser demonstradas com: serviços de valet service; indicação no convite sobre estacionamentos conveniados, bem como táxis; mapas com melhor caminho – nada pior que o convidado se perder ou se atrasar; ter guarda-chuvas e toldos na entrada; receptivo explicando programação e detalhes;  guarda-volumes; ter equipe especializada em caso de celebridades e autoridades; serviço médico presente, mas não necessariamente exposto de maneira acintosa. Mais do que nunca o provérbio “Quem tem, Cuida” é um bom lema para o produtor de eventos.
• Lembrançinhas – na saída de um casamento recebíamos um bem casado ou amêndoas com um pequeno tag agradecendo a presença e com o endereço do novo casal. Isso era uma forma de dizer que todos eram bem vindos no novo lar com a informação do logradouro. Hoje realizamos eventos muitas vezes para nos aproximar do cliente e para fortalecer nossa imagem, produtos e serviços. O material promocional entregue deve ter funcionalidade e ser prático, sou adepta da tecnologia, mas lembre-se que um cd de apresentação precisa ter a iniciativa do cliente que o recebeu de guardar e revê-lo, já um folder ou calendário magnético pode ficar próximo a mesa dele e permanecer “mais vivo” no cotidiano do cliente. Brindes que traduzam conceitos de sua empresa às vezes nunca são esquecidos e tem características de durabilidade, ex.: vaso de planta, porta-retrato, quadro de aviso, ....Você, assim como os noivos, mais do que nunca querem a “visita” dos convidados de um evento, para fechar negócios, certo?
• Staff – os uniformes engomados dos serviçais e a elegância e discrição de mordomos em dias de festa, eram elementos comentados por convidados, pois mostravam o quanto o anfitrião esmerou-se para o evento. Nós temos que manter essa rotina, obviamente com ares modernos. Falando sobre vestuário, atente pelo asseio dos seus funcionários e também de seus terceirizados; uniforme sempre é uma boa pedida, mas devem estar adequados ao tipo de evento e funções dos staffs e podem ser uma ótima oportunidade para merchandising; o pretinho básico, é sempre uma pedida, mas que isso não confunda funcionário e segurança com convidado (gravatas, echarpes, chapéus, faixas – podem ser uma saída) e se puder ouse um pouco no estilo, isso compõe o cenário do evento e cuidado com a linha tênue entre charme provocante com o vulgar explícito de roupas das hostess que vemos por aí. Outro aspecto é a maneira de abordagem que deve ser educada - desde o convite com o nome da pessoa escrito correto no mesmo, passando pelo valet que gentilmente abre a porta e sai com seu carro de preferência - sem cantar pneu, e dos staffs que mesmo que não saibam certas informações, rápida e prontamente tentam solucionar o caso. A equipe deve estar imbuída deste sentimento do servir.

Não é tarefa fácil, em nossas ações de eventos imprimirmos a atmosfera hospitaleira, pois os detalhes são muitos, mas com este conceito fica mais fácil agradar ao paladar, encantar com o cenário e receber com presteza e chegar ao objetivo. E independente do tipo de evento, prego aqui a idéia de etiqueta da hospitalidade que nada tem de formalismos e sim de atitude do bem receber.

Obrigada por sua atenção !!!!

Líbia Macedo

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