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Visita Técnica – elemento essencial

Defino eventos como a Ciência dos Detalhes e nessa gama infinita de elementos que temos que checar para prepararmos um evento a realização de uma visita técnica é fundamental.
A visita técnica compõe-se de mapear o local, ou possível local do evento, de forma à percebermos possibilidades, limitações e alternativas para nosso projeto.
Levantei alguns tópicos importantes:

- Eu já conheço o local ...
Se você já conhece o local, você tem uma idéia do mesmo, mas cada projeto demanda uma necessidade e isso precisa ser checado com o projeto do momento, pois salas são modernizadas, jardins são desfeitos, estacionamentos são aumentados, administradores são trocados, enfim - as coisas mudam e cada evento é um evento;
- Onde, Quando, Como, Com quem ...
Essas perguntas precisam ser pensadas logisticamente.
Onde : além do local pensado, que outros setores e lugares próximos preciso visitar, tais como:
atrativos turísticos, hotéis mais simples para equipe de apoio, aeroportos, centros de compras – bem como tempo de deslocamento e transfer para estes;
Quando: 
* Período - seu evento ocorre em julho e você faz a visita em janeiro, temos mudanças com relação a: clima, temporada, volume de pessoas e funcionários, outros eventos concorrentes, feriados locais, etc. Não é preciso realizar a visita no mês do evento, mas faça essas considerações;
* Horário - imagine que o local que você escolheu para o evento é uma boate, mas você realizará um chá da tarde; lembre-se que a “noite todos os gatos são pardos”; já me vi em locais que as poltronas eram manchadas, os forros furados, e valet service impossível de ser montado de dia na rua - enfim itens que talvez não percebessemos se não tivessemos visitado o local no horário em que o evento realmente ocorreria – de dia. Avalie essas perspectivas !!!
Como: você está simulando as situações que ocorrerão? Faça ensaios mentais e logísticos com sua equipe e potenciais fornecedores. O E se ... é fundamental;
Com quem: viajar é uma delícia, mas analise quem da sua empresa realmente precisa ir na visita técnica: o cenógrafo, o produtor, a criação, outros. Cliente gosta de ir em visita técnica, mas tenha um tempo sozinho para fazer os seus levantamentos, medições, mapeamentos, reuniões;
Outra possibilidade é ir ao local sem avisar, assim você percebe o movimento do local durante um evento efetivamente e sem monitoramento;
- Quem paga?
Costumeiramente o valor da visita técnica está inclusa no valor do projeto de evento, porém às vezes é necessário realizar a mesma antes da elaboração final do projeto ou mais de uma vez. Deixe isso claro com o cliente ou pode ser um investimento da agência de eventos. Porém evite exageros durante a estadia, além do que hotéis e fornecedores também encaram esses momentos como ações de relacionamento, mas não abuse;
- Pesquisa
Aproveite a visita técnica para checar tudo.
* Pegue encartes, fotografe, adquira cartões e contatos de fornecedores (e cheque exclusividades);
* Converse com funcionários e freqüentadores do local (eles são ótimas fontes fidedignas de como a coisa realmente acontece);
* Investigue eventos passados que ocorreram no local;
* Leve rádios comunicadores, às vezes a freqüência de seu rádio entra em conflito com os setores de segurança do local ou até mesmo não funcionam, saiba disto antes do evento;
* Horários: descubra os funcionamentos do - business center, sauna, spa, boates, enfermaria, restaurantes, piscinas e quadras (se são iluminadas), balsas, vôos charters, montagem e desmontagens, etc.;

Com essas dicas e freqüentando eventos constantemente, os possíveis gargalos que podem surgir serão contornados. Lembrando também que se você é um dos fornecedores que recebe clientes em visita técnica, tente facilitar e simular as situações com o mesmo, certificando-o que o seu local e serviços estão aptos à lhe atender. Além do que hoje em dia, hotéis, CVB, Secretarias de Turismo, Parques temáticos promovem os FANTOUR (viagens onde são convidadas agências de turismo, eventos e de comunicação, para vivenciarem o potencial do local). Aproveite as oportunidades !!!

Líbia Macedo
libia@conceitolazer.com.br

Próximos Cursos:
• ENFORT – palestras onde eu – Líbia Macedo e profissionais como Ricardo Aly (The Royal Palm Plaza), Tânia Trevisan (Trevisan Publicidade), Vanessa Martin (consultora IBEV e especialista em Patrocínio) e Ricardo Sevecenco (seguro Sensullini) falaremos sobre Atualidades em eventos.  Dia 21/06 das 10h00-13h00 com almoço no Hotel Holiday Inn, SP. Valor: R$ 125,00. Informações: (11) 5539-5909 ou 3539-9001, www.trevisanpublicidade.com.br/agenda.html.